14.09.2020 | Crossover Working Man: Mobil arbeiten durch die passende Finanz-App/ Buchhaltungssoftware

Rock'n'Roll und Buchhaltung – das sind zwei Themen, die auf den ersten Blick so gar nicht zusammenpassen. Dennoch müssen sich auch Musiker und Bands und andere Personen, die im Musikbusiness beschäftigt sind, mit den Finanzen auseinandersetzen und dafür sorgen, dass sie ihre Buchhaltung trotz vieler anderweitiger Verpflichtungen auf dem aktuellen Stand halten. Denn vom Finanzamt werden sie behandelt, wie jeder andere Unternehmer auch.

Jede Branche ist anders – das gilt besonders für das Musikbusiness

Das Musikbusiness hat seine Besonderheiten. Im Gegensatz zu anderen Branchen ist hier fast immer Mobilität gefragt. Die Arbeit erfolgt in vielen Fällen nicht in einem Büro, sondern von zuhause aus im Home Office oder von unterwegs, wenn beispielsweise eine Band oder ein Sänger auf der Tour oder zu einem Konzert begleitet wird.

Grundsätzlich bringt das mobile Arbeiten auch viele Vorteile mit sich:

  • Es geht mit mehr Freiheit und Selbstständigkeit einher. Angestellte im Musikbusiness, die viel unterwegs sind, lernen viel besser, sich selbst zu organisieren und brauchen dafür keine Anweisungen „von oben“.
  • Die Mobilität bringt sehr viel Flexibilität mit sich. So lassen sich auch Familie und Beruf viel besser unter einen Hut bekommen. Im Büro schauen einen die Kollegen schief an, wenn zur Mittagszeit ein kleines Nickerchen abgehalten wird. Doch viele brauchen diese kurze Erholung, um am Nachmittag wieder frisch ans Werk gehen zu können. Auch sportliche Aktivitäten wie beispielsweise ein Workout oder eine kleine Laufeinheit können so besser in den Tagesablauf integriert werden und müssen nicht zwingend vor oder nach der Arbeit stattfinden.
  • Mit dieser Flexibilität gehen die Mitarbeiter auch gleich viel motivierter ans Werk. Wer größtenteils nach seinem eigenen Zeitplan arbeiten kann, muss auch nicht lange über eine entsprechende Work-Life-Balance nachdenken und ist wesentlich produktiver, weil er auf seinen Biorhythmus achtet und genau jene Zeiten für die Arbeit nutzt, in denen der Körper und der Geist die besten Leistungen erbringen.
  • Wer viel unterwegs ist, der hat auch viel häufiger persönlichen Kontakt zu wichtigen Leuten der Branche und Geschäftspartnern. Das steigert das gegenseitige Vertrauen und kann dazu führen, dass Kooperationen oder Projekte entstehen, die vom Arbeitsplatz im Büro aus so nie zustande gekommen wären. 
Foto: Pixabay.com © Anrita1705 CCO Public Domain Familie und Arbeit lassen sich durch die vorhandene Flexibilität oft gut in Einklang bringen.

Welche Anforderungen muss eine gute Buchhaltungssoftware in der Musikbranche erfüllen?

Wer viel unterwegs ist, benötigt jedoch auch das passende Equipment dafür. Die Software, die für unterschiedliche Einsatzbereiche verwendet wird, sollte daher auf so gut wie allen Geräten, angefangen vom Home Computer bis zum Smartphone, funktionieren.

Wichtig dabei ist, dass auch von unterwegs alles genau so gut erledigt werden kann, wie wenn der Tag im Büro verbracht werden würde. Gerade bei Buchhaltungs-Software sollte aus diesem Grund ein genauer Blick auf die Programmfeatures geworfen werden, bevor die Entscheidung für eine bestimmte App getroffen wird.

In Deutschland arbeiten beispielsweise über 100.000 Unternehmer erfolgreich mit der Lexware Buchhaltung. Darunter befinden sich auch zahlreiche Firmen, die im Musikbusiness tätig sind. Anhand der Features, die dieses Programm bietet, wird klar, was eine gute Finanzsoftware können muss, damit sie den Anforderungen der Musikbranche gerecht wird:

  • Sie sollte netzwerkfähig sein. Das bedeutet, dass sich mehrere Mitarbeiter in das Programm mit ihren Userdaten einloggen können. So ist sichergestellt, dass die Buchhaltung auch dann erledigt wird, wenn ein Mitarbeiter aus unterschiedlichen Gründen für eine Zeit lang nicht dazu kommt, seine Aufgaben im Rahmen der Buchhaltung selbst zu erledigen. Idealerweise sind die Daten dabei auf keinem lokalen Server, sondern in einer Cloud gespeichert.
  • Dabei ist eine transparente Preisgestaltung bei den Lizenzen wichtig, damit die Kosten für die App stets im Auge behalten und entsprechend budgetiert werden können.
  • Die Software sollte von einem renommierten Anbieter sein, damit sichergestellt ist, dass regelmäßige Updates und erforderliche Änderungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zeitnah vorgenommen werden.
  • Die Bedienung sollte keine Wissenschaft sein, sondern größtenteils intuitiv erfolgen. Für die wichtigsten regelmäßigen Geschäftsfälle sollten Vorlagen erstellt werden können.
  • Die offenen Positionen sollten auf einen Blick ersichtlich sein, um einen Überblick über die aktuelle Liquidität zu haben.
  • Eine DATEV-Schnittstelle erleichtert den Informationsaustausch mit dem Steuerberater erheblich und spart wertvolle Arbeitszeit.
  • Die Umsatzsteuervoranmeldung, die Jahreserklärung und die Bilanz für das Finanzamt sollte vom Programm automatisch erstellt und mittels ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt versendet werden können.
  • Die wichtigsten Programmfunktionen sollten in kurzen Online-Schulungen erlernt und im Bedarfsfall wiederholt werden können.
  • Eine entsprechende App, die sowohl für iOS als auch für Android Smartphones zur Verfügung steht, sollte die Möglichkeit bieten, die wesentlichen Geschäftsprozesse auch mit dem Tablet oder mit dem Smartphone zu erledigen und die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick erkennen zu können. 
Foto: Pixabay.com © geralt CCO Public Domain Schnittstellen sorgen für den einfachen Datenaustausch mit dem Steuerberater und dem Finanzamt

Locker im Auftritt, professionell bei der Arbeit

Auch wenn es im Musikbusiness nach außen hin oft so aussieht, als würde es besonders locker zugehen, bedeutet das nicht, dass hier weniger professionell gearbeitet wird als in anderen Branchen.

Im Gegenteil: Gerade, um Stars und Sternchen in einem guten Licht erscheinen zu lassen, ist es hier noch wichtiger, Genauigkeit und Akribie an den Tag zu legen. Die Verwaltung und ordnungsgemäße Abwicklung der Finanzen sind hierbei eine der wichtigsten Tätigkeiten, die in der Vergangenheit leider oft vernachlässigt wurden.

Das kann dazu führen, dass bei einer entsprechenden Steuerprüfung hohe Strafen fällig werden, weil nicht mit Vorsatz, sondern aus purer Schlamperei darauf vergessen wurde, die entsprechenden Abgaben an den Staat abzuführen.

Auch im Bandmanagement hat jeder seine eigene Aufgabe: Der Schlagzeuger gibt den Takt bei den Songs vor, der Leadsänger ist das Aushängeschild der Band, der Booking Manager kümmert sich um Termine für Konzerte und PR-Auftritte und der Finanzmanager kümmert sich um die ordnungsgemäße Buchhaltung. Stellt sich wie immer die Frage: Was macht eigentlich der Bassist?